ある朝、カスタマーサポートに一本の電話が入ります。「製品の様子がおかしい」という顧客からの指摘です。経営陣が最初に問うのは「誰のミスか」ではなく、「そのロットは今どこにあり、誰の手に渡ったのか」です。
多くの製造・流通企業にとって、この問いに答えるには数時間、場合によっては数日かかります。データがないからではなく、データがあまりにも多くの場所に散らばっているからです。
ロットに問題が起きたとき、すぐに答えるべき四つの問い
- この完成品ロットは、どの原材料ロットから作られたのか?
- どの製造指図を経て、どの中間品が使われたのか?
- 在庫はいくつ残っていて、どの倉庫・どのロケーションにあるのか?
- どの顧客に、それぞれいくつ出荷したのか?
答えが遅れると、残る選択肢は二つだけです。「念のため」の広範囲な回収(高コストで信用にも響く)か、推測による範囲の特定(漏れのリスク)です。
Excel・紙の伝票・チャットでは足りない理由
Excel は記録には優れています。しかしトレーサビリティはつなぐ問題です。原材料の入庫と製造指図、製造指図と完成品ロット、完成品ロットと出荷伝票・顧客をつなぐ必要があります。
実際には:
- 倉庫は入出庫・在庫のファイルを持つ。
- 製造は製造指図・部品表・消費実績を持つ。
- 営業は受注と出荷伝票を持つ。
- 品質保証は検査記録を持つ。
それぞれのファイルは自分の範囲では正しいものの、ロットの経路全体を見渡せるファイルはありません。追跡のたびにファイルを開き、コードを探し、人に電話をかけることになります。ロット番号の入力ミスや日付の欠落が一つあるだけで、鎖は途切れます。
在庫数はいくつ残っているかを教えてくれます。しかし品質トラブルが起きたときに必要なのは経路のすべてです。
双方向のトレーサビリティ:遡及と追跡
本当の意味での追跡システムは、両方向にたどれる必要があります。
遡及(バックワード):完成品から原点へ
完成品 → 製造指図 → 中間品 → 各原材料ロット
原因を探すときに使います。この不良ロットにはどの仕入先の原料が、いつ入庫したものが使われたのか。
追跡(フォワード):原点から顧客へ
原材料ロット → 完成品ロット → 出荷伝票 → 顧客
影響範囲を絞るときに使います。問題のある原材料がどの完成品ロットに入り、誰に販売され、倉庫でいくつ止められるのか。
NineERP での解決方法
NineERP では、倉庫・製造・販売のデータが日々の業務の中でロット単位に記録されます。そのため追跡は追加のレポート作業ではなく、業務を回した結果として自然に得られます。
- ロット番号・製品・倉庫・ロット種別・入庫日で検索して調査を開始。
- 多段階の遡及:完成品ロットがどの製造指図を経て、どの中間品・原材料ロットを使ったかを確認。
- 顧客までの追跡:販売済み数量、その他出庫、製造への払い出し、在庫残を確認。
- 欠落箇所の警告:データの鎖が不完全な場合はシステムが示し、担当者が判断前にデータの限界を把握できる。
FEFO による消費期限管理や倉庫・ロケーション・ロット別の在庫と組み合わせることで、追跡が速くなるだけでなく、期限間近のロット、先に出荷すべきロット、止めるべきロットを前もって把握できます。
企業にとっての実際の価値
- 正しいロット・正しい顧客・正しい数量に絞り込める:過剰な回収も漏れも防ぐ。
- 苦情や監査の際に伝票を探す時間を短縮。
- 倉庫・製造・品質保証・営業が一つのデータの鎖を共有し、「各自のファイル」から脱却。
- 取引先や行政による検査・評価への備えが整う。
品質クレーム発生時の対応フロー
データが一本の鎖になれば、トラブル対応も明確な手順で進められ、各部門が自分の役割を理解できます。
- 受付(サポート/品質保証):クレームや社内アラートを記録。
- ロット特定(品質保証):調査対象のロットを確定。
- 遡及(製造):関連する原材料と製造指図を特定。
- 追跡(倉庫/営業):在庫、出荷伝票、受け取った顧客を特定。
- 範囲確定(管理者):影響範囲を確定。
- 対応(部門横断):在庫の保留、該当顧客への連絡、記録の保存。
よくある質問
小規模な企業でもロット追跡は必要ですか?
食品、化学品、医薬品、化粧品など消費期限のある商品を扱う場合、大手取引先との取引ではロット管理がほぼ必須です。期限のない商品であれば、倉庫・ロケーション別の在庫管理から始めて後で拡張することもできます。
現在 Excel を使っていますが、どう移行すればよいですか?
最も重要なのは、製品マスタ、ロット番号、期首在庫をシステムに載せる前に整理することです。新システムの前にデータを整理するもご覧ください。
バーコードスキャナーは必要ですか?
必須ではありません。バーコードは入力を速く正確にしますが、入庫・出庫・製造指図の伝票にロット番号が正しく記録されていれば追跡は機能します。
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今、ロットをどのように追跡していますか?
答えが「Excel を開いて電話で確認する」なら、業務管理を一歩進める準備ができているサインです。
NINE PLUS SOLUTION,. JSC は、貴社の業務に合わせて、サンプルデータで遡及・追跡の流れをデモいたします。
📞 ホットライン:0332.186877
🌐 ウェブサイト:www.nineplus.vn(お問い合わせページからデモをご予約ください)
